該如何遠距工作又能跟上快節奏的社群經營環境?

我的答案是用Google Calendar、Google DriveNotion就能遠距社群經營 甚至還能夠完全不用見面!

前言

隨著疫情越來越嚴重,也看到很多文章開始在分享遠距工作的好壞處及該如何執行等等,這篇文章主要針對社群工作者做討論,我會以我個人執行個案的經驗作分享。


首先,你要先準備

適合團隊人數:3-5人這邊是我個人使用的建議,當然我相信可以繼續延伸下去,但考量到社群案比較少機會會擴編到超過5人,而在這個案子中加上我剛好是3個人,因此就以3-5人計。會使用軟體:Google Calendar、Notion、Google Drive我有看過蠻多有人會選擇Airtable,但這個案子裡面我們用Notion比較上手。如果有人沒試用過Notion或是不知道是什麼的,請看以下介紹,就不在此贅述。

如果都準備好了的話,就可以繼續看下去。


Google Calendar用於提醒及時程追蹤

Google Calendar比較像是額外保險,因為可以串接在手機上,大家使用上也蠻習慣的,因此只要在左邊新增一個專屬該案的「日曆」,就可以把上文、審文等重要時間點都擺上去,一看就很清楚。如果還是會擔心的話,也可以開啟Google Calendar的提醒功能或是搭配Google的To do List使用。

只要將這個日曆分享給團隊的夥伴們,這樣大家就可以明確知道什麼時間該做什麼事情。另外,怕忘記負責人是誰的話,可以直接以「貼文主題/負責人」做新增。關於Google Calendar的使用我就到此打住,相信大家都非常熟悉相關的功能了。


Google 雲端和他的好朋友們(文件/簡報/試算表)

Google雲端的功能我應該就不用跟大家多做解釋了,普遍大眾應該都用得很上手,不管是給檔案、文件的,我們主要會用於要給文件或是有一些共同進度的內容呈現時,就會透過Google雲端讓團隊成員們都能進行共筆,看的人也不用多安裝Notion。

有一件比較麻煩的事情是 —— Google雲端的產品到了手機版都會被強迫要安裝App才能瀏覽或編輯,這部分我是覺得蠻不便民的,有時候在其他案子時候客戶也會反應這個問題。

但整體而言,Google Drive在團隊中使用的頻率應該也是排行前三名的!


團隊的一切運作,都仰賴Notion

source:Notion

Notion的功能教學,可以先往上滑看完文章之後再繼續開始這部分。由於案件還在執行的關係,無法公開相關內容,但我會盡量改以其他範例做探討。一般執行社群時,不外乎會有幾個主要的部分

  • 資料蒐集整理
  • 圖片製作
  • 文案撰寫
  • 貼文管理

這些東西該怎麼在Notion裡一一呈現出來呢?workspace的部分當然就是以專案名稱或經營的平台做命名,而執行的部分在我們的團隊中,主要分成

001會議記錄記錄每一次大小會議的內容,也會記錄參與者的名稱。這部分我就不多提了,會議記錄內有許多針對Scrum開發所設計的會議模板,這部分如果不會用到的話,可以直接開empty page做紀錄就好。

002貼文/主題企劃製作這邊主要用於每一個貼文、企劃執行的進度,有多少還沒完成、有多少在審查等,團隊成員們也會隨著進度,將相關的卡片移動到對應的區塊。比起003來說,這邊會多放大型企劃的內容或是甚至還沒排上線的貼文。事實上這個區塊也可以作為廣告投放、媒體採購的版來使用,很適合瞭解目前有哪些廣告在執行、哪些還沒上等。

003限時/貼文排程這邊主要用於管理近期(約兩週內)要發布的內容及要上架的平台,這邊不管是圖片、連結、文字等都可以放入,所以可以直接把要上文這邊一起處理,有幾個我覺得一定分享的內容:

人員:對應到圖上的文字是「指派給」,這邊我們會直接當作「指派任務給某個人」用,當你完成你的任務,要交付給對方的時候,會選擇對方的名稱,並更新。更新之後狀態欄就會顯示「Chen Youxun->Yo Chen」。這樣也就會很清楚上一個人是誰負責,而下一個人又是誰要處理,另外如果有把通知打開的話,也會收到mentioned的通知,這樣就會知道工作進來了。進度:我們會分成七類,請見附圖。

種類:這部份可以根據自己的需求依據「產品」、「貼文屬性」做區分,以這個個案來說就是。

回應點進去每篇之後,上半部會像下圖一樣,裡面有一個comment也是一個好用的功能,在審稿或是提供意見時,每個人可以加自己的反饋在下面,這樣也比較不會造成版面過度混亂。

004創意素材這個區塊主要是用於記錄靈感、發生在社群上的大小事、網路上好用的素材包等,記錄下來之後可以將這些內容變成貼文的靈感。

005的部分就不多說了,就是每週的待辦事項放在上面,定期更新調整,讓大家都能知道這週有哪些事情要完成。

透過這樣的方式,加上通訊軟體溝通,讓我們幾乎可以一整個禮拜不用見到面,也能夠如期完成工作。當然,Notion裡面其實還有功能是我們沒使用到的,網路上也有很多示範用的模板供大家參考。

努力處理中
恭喜你!你完成這個艱鉅的任務
Posted by:Yo Chen 宥勳

2 replies on “數位行銷|不見面也沒關係,3個工具讓你遠距合作經營社群輕鬆上手

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s