作為自由工作者,因為沒有進辦公室,面對面溝通的機會也比較少,也多虧了現在線上有很多好用的軟體和網站(如:slack, Notion, Jandi,Trello, Asana, Backlog等)讓線上溝通也變得相對方便。

對於死都不想進去辦公室的我,這篇主要是分享我至今所使用的數位雲端工作術,讓我還至於在不進辦公室下也能夠存活。其實我之前就有寫過一篇類似的文章,雖然主要是針對社群經營這部分,有興趣的話可以點下方的連結:

數位行銷|不見面也沒關係,3個工具讓你遠距合作經營社群輕鬆上手

但其實我並不是那種一次用很多工具的人,因為我會覺得能夠把一兩種工具用到淋漓盡致比較有效率,也會因為每個人工作的需求和體感使用上有所差異,因此大家還是要找到真正適合自己的方法最重要,如果你覺得有超級好用一定要推薦的,也歡迎告訴我。

首先,我個人的工作狀況大致上是這樣:

工作地點:家裡

使用工具:在家用iMac,出外工作用Windows筆電

案件類型:數位內容製作(設計、動畫、文字)、行銷規劃、廣告投放

對了,這篇不是業配,因為沒這麼厲害,也配不了這麼多家!


我常用的數位雲端工作術,分享給遠距接案工作者們參考

接下來我會以比較主題式做說明,主題式的部分會分為時間管理、專案管理、通訊軟體、其他類

❅時間管理:Google Calendar、Google Task

時間管理、待辦事項

這兩個你可以很容易找到取代他們的工具,但因為我自己很常開Gmail,因此和Google Calendar, Google Task連用對我是一個比較方便的選擇。基本操作的功能為了怕篇幅太長,我就不多談,但如果有問題的話應該都可以很容易找到教學。

有兩個功能是我覺得蠻實用的:

把Calendar同步到Tasks

我常常在睡前會想一下隔天還有什麼事情要做或是今天沒做完的,為了怕忘記就會順手把他們加入Calendar,可是如果原先上面就有很多事情的話,很容易會混在一起,如果把他們分開,待辦事項放入Task就會相對清楚一些。

另外,也可以直接在Calendar上新增Task的項目,就不必特地兩邊都要開了,也可以直接設定時間,方便很多。在日曆上你就會看到不同的顯示方式(一般行程、待辦事項和提醒事項)

從Gmail直接建立Calendar

在用信件和客戶溝通時,應該蠻容易會決定某些邀約或是會議,這時候不用特地在轉到Calendar去,只要在Gmail裡面就可以完成。

基本上只要熟悉這兩個工具,在時間規劃上我覺得都不會有太大的問題,而且都可以同步使用和更新。


❅專案管理:Notion

關於Notion,如果你很陌生的話,可以回到之前那篇《數位行銷|不見面也沒關係,3個工具讓你遠距合作經營社群輕鬆上手》,裡面也會有一些實際的操作方法。

這個是我蠻常用的一個配置,可使用範圍應該蠻大的,超過10人我覺得應該都還沒問題,再搭配通訊軟體的話,基本上都不太會亂掉,大致分法和用途如下:

  • 000會議記錄
  • 001案件簡介:每一個案子進來都會有相關的介紹,統一放這邊幫助執行前瞭解案件。
  • 002進度表:就是像Trello那樣的卡片式看板,主要是給人多一點時使用,一般獨立工作的話比較少會用到。但這邊主要是區分哪個案子哪個部分緊急,比較不是用來看說哪天要做什麼。
  • 003案件分工:一樣是給稍微大一點或是案件包含比較多不同項目的狀況使用,把案子分割成幾個大項目,再從大項目去分割成要執行的小項目,至於怎麼切割就是一開始的kick off meeting會一起規定好。
  • 004發布日曆:便於直接看出每天有哪些事情要完成,發布等。
  • 005文件說明:001雖然有簡單的介紹,但團隊執行後續可能會有相關的文件延伸或是在網路上找到的資料,會統一放在這邊做額外補充。
  • 006聯繫資訊:主要是用於做個人資料管理,尤其是在某些項目會遇到需要外包的狀況或是要找之前合作過夥伴的資訊,就很適合放在這邊。

因為目前Notion的看板種類很多元,還沒有超出我的守備範圍,因此我目前還是偏好用Notion。


❅通訊軟體:Slack+Line

這兩個就是各有優缺,因此完全是看狀況使用,像是如果我的客戶習慣用Line那我也還是必須用Line跟他核對,但在內部溝通時就可以用Slack針對不同案件做討論和設定。

但我也必須說Slack雖然可以區分的很清楚,外掛程式也可以串接很多東西,但是在閱讀上我一直都不覺得Slack好讀,再加上台灣大部分的人都還是很仰賴Line,所以最終的解法還是想辦法把Line用到底,因此才會出現幾篇在寫跟Line有關的文章。

數位行銷|長年以來都沒發現的Line電腦版功能

我自認我並沒有把slack用到一個程度,因此我這邊就不多說明了。


❅其他類:Google Drive, Eagle/Pinterest, RSS Reader,IFTTT

Google Drive

相信大家應該都不陌生,基本的上傳、修訂版本都還可以,這邊我主要是想分享給接案的自由工作者們。因為稅務的關係,雖然合作的公司行號都會申報,但到了報稅季自己也必須去核對領到的錢和申報的稅額是否一致,因此我都會建議開一個Google試算表做紀錄,範本如下:

表格的內容其實不需要太複雜,只要能夠清楚知道自己在這個年度和誰合作、賺了多少錢,找得到聯絡窗口就好。

另外,簽合約也可以把範本放在Google Drive上,需要的時候只要改一下名字、合作內容及金額就可以下載並寄送給對方了。

Eagle/Pinterest

Eagle是一個素材整理工具,對於找素材或是意外看到圖片的狀況都很好用,當然有的人會選擇用Pinterest,但Eagle連一般網站瀏覽都能夠存下來,泛用性相對高很多,而且Eagle還可以幫你記住網址,超級適合之後再回去找的。

當然這並不代表我就不用Pinterest了,但以我的工作來說,我其實蠻願意出這個錢直接購買做使用,而且Mac跟PC也都有出。

RSS Reader

RSS Reader大家應該也蠻常用的,主要就是把網站資訊、新聞直接透過RSS的方式收錄起來,就省去一個一個找的狀況。如果是手機的話也有類似的App可以做使用。

IFTTT

這個好用的工具是我的合作夥伴Qsearch業務告訴我的,對行銷人應該是蠻好用的,可以用它來搜尋一些有聲量的議題或是跟你工作相關的關鍵字。IFTTT的全名是 IF ( if ) T ( this ) T ( then ) T ( that ) ,顧名思義就是「若做了什麼 ( this ) 則 ( then ) 就執行什麼 ( that )」。

舉個例子:

如果(IF)A議題在某個平台被討論(This),則(Then)執行Line傳送訊息給我(That)

重點他其實支援蠻多程式跟平台,可以作為Line訊息機器人或是直接寄送Email給你,真心有推。


處理中
成功!!!!

Posted by:Yo Chen 宥勳

One thought on “自由工作者|Ep.06|遠距接案:我常用的數位雲端工作術

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