不知道大家有沒有類似的經驗,在Soho/接案的時候被客戶問:「是否能夠提供報價單?」

一開始被問到的時候,我自己也滿矇的,想說接案也能夠提供報價單嗎?多半聽到都是在公司體制內,因此這次寫一篇文和大家分享「報價單」相關的內容。

報價單是什麼?

報價單報價亦稱書面報價(paper Bid),是指談判一方事先為談判提供表明交易條件的較為詳盡的文字材料、圖表、數據等。

根據定義來看,其實他就是一個證明文件會載明項目、價格等,主要是用於交易前在詢價的時候會使用到的文件,也是因為這樣不同於一般的合約,不見得每個人都會使用到。

[延伸閱讀:自由工作者|Ep.12|從接案到創業,我都是這樣報/議價]

對於客戶索取報價單最主要的目標是在最短的時間內(A),在合理的價格範圍內(B)找到一個可靠的供應商(C)。

報價單應該要有哪些項目?

報價單雖然沒有一個既定的格式,但如果想要符合上述的A,B,C三個目的,最基本就是雙方能一眼看懂執行項目及報價,知道是哪間公司、聯絡人是誰等。

那該怎麼評斷這是一間合格的供應商呢?其實有非常多的發法,其中之一就是有一份好的報價單。雖然有點先入為主,但如果一間公司連報價單都處理不好,在合作之前給客戶的印象就不會這麼好。

同樣的道理,有的客戶可能是因為別人轉介來,也不見得看過你的作品,如果有一份架構明確、內容清楚,甚至是精心設計的報價單,在專業度的印象分數上一定會有所加分。


以下我分享我自己常用的報價單項目給大家參考,大致可以分為抬頭正文結尾

報價單的抬頭主要是用來載明這份單據的相關資訊,一間公司甚至是自由接案的人,會開出多份的報價單,因此妥善記錄每一份開出去的報價單就會非常重要。主要欄位包含,

  • 報價單標題
  • 單據編號
  • 報價日期
  • 有效日期
  • 基本資訊 (公司窗口/客戶窗口/聯繫方式)

這邊特別要說明的是報價和有效日期,要特別寫清楚的原因是因為—報價是浮動的

一年前、一年後,案量多和案量少的報價一定都是不同的,甚至你給了別人親友價、優惠價,合作是無償互惠的都可能只在某個狀況或時間點下有效,因此這部分強烈建議一定要載明,也是讓客戶能夠有一個單據可以談價,例如說2018年9月做a案子是b元,同樣在2020年做a案子會變多少錢。

還有另外一個小技巧是讓客戶快點簽約,如果現在報得優惠價只有在這個時間點有,也許過了之後價格就會調整,就像在買東西一樣,客戶自然也會將此考慮進去。


來到正文的部分,理所當然就必須會提到這次合作的內容、數量及報價

  • 案件基本項目
  • 執行細項描述
  • 價格/數量/單位

通常這邊會以表格形式呈現,但如果你的合作是需要出現照片的,那也許可以考慮用其他的方式呈現。


結尾的部分也是最重要的一環,關於錢的項目都會在裡面,一個案子做完要是收不到錢那就是白搭,因此這邊必要載入的項目有:

  • 收/付款方式:電匯、支票、現金、轉帳等
  • 收/付款期限:幾月幾號前要收/付款
  • 收付款資訊:要進到哪個帳戶、多少錢、是否需要註明相關資訊

*有些公司會在這邊放入額外的說明及法律條文,例如如果簽約但沒執行要付多少錢、什麼時間要寄回。


當報價單上大致的內容都確定後,剩下的就是簽章欄的部分,雙方如果都同意這份報價的話,直接進行簽屬,而當這個動作完成,這在法律上就可以被視為一份正式的合約。


有一些小細節可以注意

  • 關於報價單給檔的檔案格式?

常見的檔案格式就三種:pdf、word/excel, jpg,如果這份報價單還需要給客戶修改或簽單的話,那當然還是會以可編輯的word/excel檔為主,但要記得出單時自己這邊寫不要蓋章,以免被有心人士挪用。

如果客戶已經簽好只是要回簽的話,就可以使用pdf檔,避免格式跑掉的問題。但如果傳統一點的公司有可能pdf檔開不起來,這時候多付上一個jpg檔是一個保險的方式。

  • 報價單怎麼命名比較好?

請記得報價單要能夠馬上被認出來,因此不要取一些怪名字或亂碼,通常報價單的命名會是公司名稱加產品/案件名稱,來回太多次會再加上日期和版次,保證客戶能夠馬上辨別哪份才是最新的檔案。

  • 報價單有一定要簽章嗎?

其實不一定,報價單在法律上(民法)是一種「要約」,蓋章用印只是證明是這件公司出的,有時侯就算不蓋章直接寄出也可以。但如果當雙方契約成立的時候,最好是能夠證明這份報價單及內容確實是另一方提出的,不然到時候兩邊內容和價格對不上也是滿糗的。

一般工作者如果沒有公司或發票章,其實以個人印鑑代替也可以。

提供大家一個好用的工具連結

最後,說了這麼多相信大家一定都跟我一樣,該學的都看完了,但還是希望能夠有好用的工具解決這個煩惱。這邊提供大家最近意外發現的好用產生器,如果你覺得懶得做,可以試試看這個。

只要點選輸入相關資訊,就可以轉出一張簡易的報價單,但因為我真的忘記出處在哪裡,如果有人知道或是你是製作者本人,歡迎跟我說,我會再把出處補上。


Processing…
Success! You're on the list.
Posted by:Yo Chen 宥勳

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