不知道大家有沒有類似的經驗，在Soho/接案的時候被客戶問：「是否能夠提供報價單？」
一開始被問到的時候，我自己也滿矇的，想說接案也能夠提供報價單嗎？多半聽到都是在公司體制內，因此這次寫一篇文和大家分享「報價單」相關的內容。
報價單是什麼？
報價單報價亦稱書面報價(paper Bid)，是指談判一方事先為談判提供表明交易條件的較為詳盡的文字材料、圖表、數據等。
根據定義來看，其實他就是一個證明文件會載明項目、價格等，主要是用於交易前在詢價的時候會使用到的文件，也是因為這樣不同於一般的合約，不見得每個人都會使用到。
[延伸閱讀：自由工作者｜Ep.12｜從接案到創業，我都是這樣報/議價]
對於客戶索取報價單最主要的目標是在最短的時間內(A)，在合理的價格範圍內(B)找到一個可靠的供應商(C)。
報價單應該要有哪些項目？
報價單雖然沒有一個既定的格式，但如果想要符合上述的A,B,C三個目的，最基本就是雙方能一眼看懂執行項目及報價，知道是哪間公司、聯絡人是誰等。
那該怎麼評斷這是一間合格的供應商呢？其實有非常多的發法，其中之一就是有一份好的報價單。雖然有點先入為主，但如果一間公司連報價單都處理不好，在合作之前給客戶的印象就不會這麼好。
同樣的道理，有的客戶可能是因為別人轉介來，也不見得看過你的作品，如果有一份架構明確、內容清楚，甚至是精心設計的報價單，在專業度的印象分數上一定會有所加分。
以下我分享我自己常用的報價單項目給大家參考，大致可以分為抬頭、正文、結尾：
報價單的抬頭主要是用來載明這份單據的相關資訊，一間公司甚至是自由接案的人，會開出多份的報價單，因此妥善記錄每一份開出去的報價單就會非常重要。主要欄位包含，
- 報價單標題
- 單據編號
- 報價日期
- 有效日期
- 基本資訊 (公司窗口/客戶窗口/聯繫方式)
這邊特別要說明的是報價和有效日期，要特別寫清楚的原因是因為—報價是浮動的。
一年前、一年後，案量多和案量少的報價一定都是不同的，甚至你給了別人親友價、優惠價，合作是無償互惠的都可能只在某個狀況或時間點下有效，因此這部分強烈建議一定要載明，也是讓客戶能夠有一個單據可以談價，例如說2018年9月做a案子是b元，同樣在2020年做a案子會變多少錢。
還有另外一個小技巧是讓客戶快點簽約，如果現在報得優惠價只有在這個時間點有，也許過了之後價格就會調整，就像在買東西一樣，客戶自然也會將此考慮進去。
來到正文的部分，理所當然就必須會提到這次合作的內容、數量及報價，
- 案件基本項目
- 執行細項描述
- 價格/數量/單位
通常這邊會以表格形式呈現，但如果你的合作是需要出現照片的，那也許可以考慮用其他的方式呈現。
結尾的部分也是最重要的一環，關於錢的項目都會在裡面，一個案子做完要是收不到錢那就是白搭，因此這邊必要載入的項目有：
- 收/付款方式：電匯、支票、現金、轉帳等
- 收/付款期限：幾月幾號前要收/付款
- 收付款資訊：要進到哪個帳戶、多少錢、是否需要註明相關資訊
*有些公司會在這邊放入額外的說明及法律條文，例如如果簽約但沒執行要付多少錢、什麼時間要寄回。
當報價單上大致的內容都確定後，剩下的就是簽章欄的部分，雙方如果都同意這份報價的話，直接進行簽屬，而當這個動作完成，這在法律上就可以被視為一份正式的合約。
有一些小細節可以注意
- 關於報價單給檔的檔案格式？
常見的檔案格式就三種：pdf、word/excel, jpg，如果這份報價單還需要給客戶修改或簽單的話，那當然還是會以可編輯的word/excel檔為主，但要記得出單時自己這邊寫不要蓋章，以免被有心人士挪用。
如果客戶已經簽好只是要回簽的話，就可以使用pdf檔，避免格式跑掉的問題。但如果傳統一點的公司有可能pdf檔開不起來，這時候多付上一個jpg檔是一個保險的方式。
- 報價單怎麼命名比較好？
請記得報價單要能夠馬上被認出來，因此不要取一些怪名字或亂碼，通常報價單的命名會是公司名稱加產品/案件名稱，來回太多次會再加上日期和版次，保證客戶能夠馬上辨別哪份才是最新的檔案。
- 報價單有一定要簽章嗎？
其實不一定，報價單在法律上(民法)是一種「要約」，蓋章用印只是證明是這件公司出的，有時侯就算不蓋章直接寄出也可以。但如果當雙方契約成立的時候，最好是能夠證明這份報價單及內容確實是另一方提出的，不然到時候兩邊內容和價格對不上也是滿糗的。
一般工作者如果沒有公司或發票章，其實以個人印鑑代替也可以。
提供大家一個好用的工具連結
最後，說了這麼多相信大家一定都跟我一樣，該學的都看完了，但還是希望能夠有好用的工具解決這個煩惱。這邊提供大家最近意外發現的好用產生器，如果你覺得懶得做，可以試試看這個。
只要點選輸入相關資訊，就可以轉出一張簡易的報價單，但因為我真的忘記出處在哪裡，如果有人知道或是你是製作者本人，歡迎跟我說，我會再把出處補上。
嘿，我是Yo Chen 